Comment gérez vos immobolisations
Ce que vous devez savoir :
Un suivi adéquat des immobilisations permet de brosser un portrait précis des finances de votre entreprise. De plus, une gestion efficace des actifs facilite la planification du remplacement d’équipements, contribue à réduire les obligations fiscales et peut renforcer votre position lorsque vous souhaitez obtenir du financement.
AgExpert Comptabilité crée un ensemble de catégories d’immobilisations par défaut lorsque vous configurez une entreprise. Au fur et à mesure que votre exploitation prendra de l’expansion, vous devrez peut-être ajouter d’autres catégories d’immobilisations à votre plan comptable et gérer les catégories de déduction pour amortissement (DPA) connexes. Lors de la création d’une nouvelle catégorie d’immobilisations, vous devez également créer un compte d’amortissement cumulé correspondant et lier les deux comptes au tableau de DPA approprié. AgExpert Comptabilité effectue le suivi de vos immobilisations sous forme de sous-éléments au sein de leurs catégories d’actifs respectives, éliminant ainsi la nécessité de créer un nouveau compte chaque fois que vous achetez un équipement.
Les immobilisations historiques (ou immobilisations existantes) sont des immobilisations qui ont été acquises avant la mise en place d’AgExpert Comptabilité dans votre exploitation. Elles sont généralement ajoutées lors de la configuration initiale de votre entreprise, tandis que les immobilisations nouvellement acquises sont ajoutées dans le cadre de transactions, ce qui permet de saisir d’autres détails importants relatifs à des éléments comme les mises de fonds, le financement et les reprises.
Ce que vous devez faire :
Avoir à portée de main des registres d’achat contenant les détails des acquisitions d’immobilisations.
Confirmer avec votre comptable la catégorie à laquelle appartient votre nouvelle immobilisation.
Vérifier auprès de votre comptable si la nouvelle immobilisation est associée au Programme d’incitatif à l’investissement accéléré (PIIA) ou aux biens relatifs à la passation en charges immédiate désignés (BPCID).
Avant d’intégrer une nouvelle catégorie d’immobilisations dans votre plan comptable, vous assurer qu’elle n’existe pas déjà.
Confirmer le numéro de la catégorie à laquelle appartient votre nouvelle immobilisation, ainsi que le taux défini par l’utilisateur.
Sélectionner un numéro de compte disponible pour le nouveau compte d’immobilisations et le compte d’amortissement connexe.
Marche à suivre (étape par étape) :
Pour créer un nouveau compte d’immobilisations :
Cliquez sur Plan comptable.
Dans votre section Actif immobilisé, sélectionnez Ajouter un compte ou un groupe et cliquez sur Ajouter un compte.
Sélectionnez Immobilisations dans le menu déroulant du champ Type.
Saisissez le nom de la nouvelle catégorie d’immobilisations.
Saisissez le numéro de compte.
Saisissez une description par défaut, au besoin.
Sélectionnez Utiliser TPS pour ce compte et/ou Utiliser TVP/TVH/TVQ pour ce compte, le cas échéant.
Cliquez sur Enregistrer.
Dans votre section Actif immobilisé, cliquez sur Ajouter un compte ou un groupe et sélectionnez Ajouter un compte.
Remarque : Vous devez ajouter un compte d’amortissement cumulé correspondant au nouveau compte d’immobilisations qui a été créé.
Sélectionnez Immobilisations dans le menu déroulant du champ Type.
Saisissez le nom du compte d’amortissement.
Conseil : Les comptes par défaut ajoutés par AgExpert comportent la mention « Amort. cumulé » au début de leur nom afin d’identifier les comptes d’amortissement.
Saisissez le numéro de compte.
Conseil : Les comptes par défaut ajoutés par AgExpert utilisent un numéro adjacent à celui utilisé par le nouveau compte d’immobilisations.
Saisissez une description par défaut, au besoin.
Sélectionnez Utiliser TPS pour ce compte et/ou Utiliser TVP/TVH/TVQ pour ce compte, le cas échéant.
Cliquez sur Enregistrer.
Sélectionnez Plus.
Sélectionnez Immobilisations.
Cliquez sur Gérer les catégories de DPA.
Sélectionnez Ajouter une catégorie de DPA.
Utilisez le menu déroulant pour sélectionner la catégorie de DPA appropriée.
Saisissez le solde d’ouverture, au besoin.
Saisissez le taux défini par l’utilisateur.
Utilisez le menu déroulant pour sélectionner le compte de la valeur comptable.
Conseil : Il s’agit du premier compte que vous avez créé ci-dessus.
Utilisez le menu déroulant pour sélectionner le compte de l’amortissement cumulé.
Conseil : Il s’agit du deuxième compte que vous avez créé ci-dessus.
Cliquez sur Enregistrer.
Pour ajouter les immobilisations historiques :
Cliquez sur Plus.
Sélectionnez Immobilisations.
Cliquez sur Ajouter une immobilisation.
Saisissez la date d’achat.
Utilisez le menu déroulant pour sélectionner la catégorie de DPA appropriée.
Saisissez une description de l’immobilisation (par exemple, la marque et le modèle).
Saisissez le numéro de série, si vous le souhaitez.
Cochez la case correspondant au PIIA ou aux BPCID, au besoin.
Saisissez le prix d’achat avant taxes.
Saisissez le pourcentage utilisé à des fins d’entreprise pour le nouvel actif. Si ce pourcentage est inférieur à 100 %, vous devez utiliser le menu déroulant pour sélectionner un compte auquel affecter la part personnelle.
Cliquez sur Enregistrer.
Pour consigner un achat d’immobilisations :
Cliquez sur le symbole plus orange.
Sélectionnez Retrait.
Utilisez le menu déroulant pour sélectionner le fournisseur. S’il n’existe pas encore dans vos registres, cliquez sur Ajouter un nouveau fournisseur, remplissez les champs requis dans le panneau latéral et cliquez sur Enregistrer.
Remarque : Seuls les champs Prénom et Nom, ou Entreprise sont nécessaires. Il est recommandé de cocher la case afin que le contact soit à la fois désigné comme fournisseur et comme client.
Entrez la date de la transaction à l’aide du calendrier ou en saisissant manuellement le jour, le mois et l’année.
Sélectionnez le compte bancaire approprié. Si le mauvais compte s’affiche, cliquez sur le « x » et cliquez sur Choisir pour sélectionner le compte bancaire ou la carte de crédit à utiliser.
Saisissez le montant total du retrait pour l’achat.
Ajoutez une référence (facultatif).
Remarque : Il peut s’agir d’un numéro de chèque, d’un numéro de facture ou de tout autre élément permettant de repérer la transaction. Ce champ peut faire l’objet d’une recherche depuis la page Transactions.
Si vous souhaitez ajouter des pièces jointes à la transaction, cliquez sur Ajouter, parcourez votre ordinateur pour sélectionner un fichier, puis cliquez sur Ouvrir.
Dans le menu déroulant, sélectionnez I+ Achat d’une immobilisation.
Sélectionnez le compte d’immobilisations dans le menu déroulant.
Saisissez une description de l’immobilisation (par exemple, la marque et le modèle).
Saisissez le numéro de série, si vous le souhaitez.
Cochez la case correspondant au PIIA ou aux BPCID, au besoin.
Saisissez le prix d’achat avant taxes.
Saisissez la TPS/TVH, le cas échéant.
Saisissez la TVP/TVQ, le cas échéant.
Saisissez le pourcentage utilisé à des fins d’entreprise pour le nouvel actif. Si ce pourcentage est inférieur à 100 %, vous devez utiliser le menu déroulant pour sélectionner un compte auquel affecter la part personnelle.
Cliquez sur Enregistrer.
Vérifiez que le sous-total, les taxes et le total du retrait sont exacts.
Dès que la transaction affiche l’état Équilibrée, vous pouvez :
Cliquer sur Enregistrer et fermer pour enregistrer la transaction et revenir à l’écran précédent, ou
Cliquer sur Enregistrer et créer nouveau pour enregistrer la transaction et accéder à une nouvelle fenêtre de retrait.
Références et ressources supplémentaires
Ajouter un nouveau compte ou un nouveau groupe
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