Saisir une écriture du journal général
Ce que vous devez savoir:
Une écriture du journal général sert à consigner les rajustements comptables qui ne sont pas saisis dans le cadre des transactions courantes. Il est possible que vous deviez saisir une écriture du journal général pour enregistrer les rajustements de fin d’exercice, les amortissements, les transferts de soldes entre les comptes de catégories d’immobilisations, corriger les soldes des comptes ou faire correspondre votre balance de vérification avec les registres de votre comptable.
Ce que vous devez faire:
Avant de saisir une écriture du journal, rassemblez les éléments suivants :
numéros de compte à débiter et à créditer
montants en dollars
date faisant l’objet de l’écriture du journal
description claire du rajustement
tout renseignement justificatif fourni par votre comptable, comme la balance de vérification, les registres des immobilisations ou les documents de fin d’exercice
Marche à suivre (étape par étape):
1) Pour saisir une écriture du journal général :
Sélectionnez Journal général dans le menu des actions rapides (signe « + » orange), ou
Cliquez sur Plus dans le menu de gauche, sélectionnez Journal général, cliquez sur Nouvelle écriture et sélectionnez Journal général dans le menu déroulant.
2) Saisissez une description de votre écriture du journal. Le champ Référence est facultatif, mais il vous permet d’ajouter des informations supplémentaires concernant la transaction.
3) Indiquez la date de l’écriture du journal à l’aide du calendrier ou en saisissant manuellement le mois, le jour et l’année.
4) Si vous souhaitez ajouter des pièces jointes, cliquez sur Ajouter pour parcourir votre ordinateur et sélectionner les documents à joindre.
5) Sélectionnez un compte à l’aide du menu déroulant. Ajoutez une description à cette ligne, au besoin.
6) Saisissez le montant sous Débit ou Crédit pour le compte sélectionné. Vous pouvez également ajouter une quantité, au besoin.
7) Cliquez sur Ajouter une rangée pour ajouter des lignes supplémentaires, puis suivez les deux étapes précédentes.
8) Ajoutez des lignes jusqu’à ce que votre écriture du journal soit terminée.
Remarque : Les colonnes Débit et Crédit doivent correspondre avant que vous ne puissiez enregistrer l’écriture.
9) Cliquez sur Remarques pour saisir des informations supplémentaires concernant l’écriture.
10) Cliquez sur Enregistrer.
Exemples
Voici quelques exemples courants d’écritures du journal général :
Comptabiliser l’amortissement annuel
L’une des écritures de journal les plus courantes consiste à comptabiliser l’amortissement en fonction de votre portefeuille actuel d’immobilisations, ainsi que de vos achats et de vos ventes de celles-ci. Débitez le compte des dépenses d’amortissement et créditez le compte d’amortissement cumulé de l’immobilisation concernée.
Remarque : Cette écriture n’aura aucune incidence sur la juste valeur marchande de vos immobilisations individuelles. La juste valeur marchande doit toujours être mise à jour au moins une fois par an.
Transférer une immobilisation vers une autre catégorie
Pour transférer la valeur de l’immobilisation, il faut créditer la catégorie d’origine et débiter une nouvelle catégorie.
Remarque : Cette écriture modifiera les soldes, mais n’aura aucune incidence sur l’immobilisation individuelle. Pour changer la catégorie de l’immobilisation, modifiez la transaction d’achat initiale et sélectionnez le compte associé au bon numéro de catégorie.
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