Téléverser des documents à l’aide de la reconnaissance optique de caractères (ROC) 

Ce que vous devez savoir : 

La tenue de livres prend du temps. Que vous consigniez des reçus de fournisseurs, des factures, des relevés de règlement ou d’autres documents agricoles, chaque transaction nécessite la saisie, la vérification et l’enregistrement d’informations. Pour de nombreux producteurs et de nombreuses productrices, la tenue de livres nécessite de consacrer un temps précieux à la saisie de données, au lieu de se concentrer sur leur exploitation.  

C’est pourquoi nous proposons désormais la fonctionnalité de reconnaissance optique de caractères (ROC) aux utilisateurs et utilisatrices de la version Privilège d’AgExpert Comptabilité. La ROC permet de réduire la saisie manuelle de données en lisant vos documents et en préparant automatiquement les détails des transactions en vue de leur vérification. La ROC prend en charge les documents agricoles courants, notamment les reçus, les factures, les relevés, les documents de règlement et les contrats.  

Une fois le document téléversé, AgExpert commence à le traiter automatiquement. La technologie ROC lit le document et en extrait les informations comptables importantes, éliminant ainsi la nécessité de tout saisir manuellement. Par la suite, AgExpert crée une transaction en attente et saisit pour vous les informations essentielles. Il vous suffit de vérifier les détails, d’apporter les modifications nécessaires, puis d’enregistrer ou de comptabiliser la transaction.  

Considérez la fonction de ROC comme votre assistant à la tenue de livres. Elle se charge des tâches répétitives, tandis que vous prenez la décision finale. 

Ce que vous devez faire : 

  • Vous assurer que vos coordonnées sont à jour. 

  • Avoir une version numérique (image ou fichier PDF) de vos documents stockée sur votre ordinateur. 

Marche à suivre (étape par étape) : 

1) Il existe plusieurs façons de créer une transaction à l’aide de la ROC. Choisissez l’une des options suivantes : 

  • Cliquez sur le signe « + » orange et sélectionnez l’icône de téléversement située à côté du type de transaction approprié (Dépôt, Montant à recevoir, Retrait ou Montant à payer). 

  • Cliquez sur Recherche transaction. 

    • Sélectionnez Nouvelle transaction. 

    • À partir de l’option Téléverser des fichiers, cliquez sur Retrait, Dépôt, Montant à recevoir ou Montant à payer. 

  • Cliquez sur Ventes. 

    • Sélectionnez Nouvelle transaction. 

    • À partir de l’option Téléverser des fichiers, cliquez sur Dépôt ou Montant à recevoir. 

  • Cliquez sur Achats. 

    • Sélectionnez Nouvelle transaction. 

    • À partir de l’option Téléverser des fichiers, cliquez sur Retrait ou Montant à payer. 

2) Glissez-déposez un ou plusieurs fichiers dans la zone indiquée ou cliquez sur Choisir des fichiers pour sélectionner un ou plusieurs fichiers sur votre ordinateur. 

  • Remarque : Vous pouvez téléverser de nombreux formats d’images courants, ainsi que des fichiers PDF. 

3) AgExpert téléversera les documents aux fins d’examen. Cliquez sur Examiner maintenant pour accéder à la section Transactions en attente. 

  • Remarque : En cliquant sur Examiner plus tard, vous créerez une transaction en attente que vous pourrez traiter ultérieurement. Vous pouvez la consulter à tout moment dans la section Transactions en attente. 

4) Pour achever la transaction, sélectionnez la transaction en attente. 

  • Remarque : La ROC aura probablement déjà rempli plusieurs champs pour vous : Fournisseur/client, Date, Total – Retrait/Dépôt et Référence. Vérifiez et mettez à jour ces champs, au besoin. Le document téléversé s’affichera également dans la transaction et y sera joint au moment de l’enregistrement de celle-ci. 

5) Cliquez sur Choisir pour sélectionner le compte bancaire. 

6) Utilisez le ou les menus déroulants pour sélectionner le compte de dépenses ou de revenus approprié pour chaque ligne de la transaction. 

7) Cliquez sur Enregistrer et passer au suivant pour passer à la prochaine transaction dans votre section Transactions en attente ou sur Enregistrer et fermer pour revenir à l’écran précédent. 

Références et ressources supplémentaires 

  • Téléverser des documents à l’aide de l’application mobile AgExpert Comptabilité 

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Communiquez avec nous au 1-800-667-7893 ou envoyez un courriel à soutien@facagexpert.ca si vous avez besoin d’aide supplémentaire. Vous pouvez en tout temps accéder à d’autres options d’aide en cliquant sur l’icône en forme de point d’interrogation dans le coin supérieur droit d’AgExpert Comptabilité.