Traiter un montant à recevoir

Ce que vous devez savoir: 

Lorsque vous vendez des biens ou fournissez un service et que votre client ne vous paiera pas immédiatement, vous pouvez enregistrer la transaction comme un montant à recevoir. Ainsi, vous créerez une facture pour le client, qui fera l’objet d’un rapprochement une fois le paiement effectué. En attendant, les revenus sont imputés aux Comptes débiteurs, le solde du client est mis à jour et la transaction reste disponible aux fins d’examen et d’établissement de rapports. 

Ce que vous devez faire: 

  • Avoir votre facture à portée de main. 

  • Repérer les sections importantes, notamment le nom du fournisseur, le numéro de facture, la date, le montant du paiement et le détail des taxes. 

Il existe deux façons d’effectuer une transaction de montant à recevoir: 

  • Cliquez sur le signe « + » orange et sélectionnez Montant à recevoir. 

    OU 

  • Dans le menu de gauche, sélectionnez Ventes, puis Transactions, et à l’aide du menu déroulant, cliquez sur Nouvelle transaction et choisissez Montant à recevoir. 

Une fois que la fenêtre de saisie des transactions est ouverte : 

1) Utilisez le menu déroulant pour sélectionner le client. S’il n’existe pas encore dans vos registres, cliquez sur Ajouter un nouveau client, remplissez les champs requis dans le panneau latéral et cliquez sur Enregistrer. 

  • Remarque : Seuls les champs Prénom et Nom, ou Entreprise sont nécessaires. Il est recommandé de cocher la case afin que le contact soit à la fois désigné comme fournisseur et comme client. 

2) Entrez la date de la transaction à l’aide du calendrier ou en saisissant manuellement le jour, le mois et l’année. 

  • Remarque : Le crédit disponible vous indiquera si votre client dispose d’un crédit auprès de vous. 

3) Ajoutez le montant total à recevoir.   

  • Remarque : Si vous indiquez un montant, le système tentera d’équilibrer la transaction en inscrivant automatiquement le montant correspondant chaque fois que vous ajoutez une nouvelle ligne. Si vous n’indiquez pas de montant, le système équilibrera la transaction lors de l’enregistrement en portant automatiquement un crédit à votre compte Comptes débiteurs. 

4) Ajoutez une référence, au besoin. 

  • Remarque : Il peut s’agir d’un numéro de facture, d’un numéro de reçu ou de tout autre élément permettant de repérer la transaction. 

5) Saisissez le numéro du bon de commande, au besoin. 

6) Si vous souhaitez ajouter des pièces jointes à la transaction, cliquez sur Ajouter, parcourez votre ordinateur pour sélectionner un fichier, puis cliquez sur Ouvrir. 

 7) Sélectionnez RV pour choisir le type de revenu à l’aide du menu déroulant.    

  • Remarque : En règle générale, un montant à recevoir correspond à des revenus; toutefois, dans certains cas, il se peut que vous utilisiez les codes A- (vente d’actif) ou I- (vente d’une immobilisation), puisqu’il s’agit d’une vente d’actif. 

8) Sélectionnez un compte à l’aide du menu déroulant. 

  • Ajoutez une description (facultatif) – Les descriptions sont importantes dans les rapports; sans une description claire, certains rapports peuvent être incompréhensibles. 

  • Saisissez le montant. Vous avez également la possibilité de sélectionner la quantité et le prix unitaire; le système calculera alors le montant pour vous. 

9) À l’aide du menu déroulant, sélectionnez la ou les taxes qui s’appliquent (les annexes fournissent des explications pour vous guider dans votre choix).   

10) Vérifiez que le sous-total, les taxes et le total sont exacts.  

11) Cliquez sur Examen pour afficher les saisies de débit et de crédit générées par le système. 

12) Avant d’enregistrer la transaction, vous pouvez cliquer sur Enregistrer comme modèle de transaction pour ajouter la transaction à vos modèles. 

  • Conseil : Enregistrer un modèle peut accélérer vos transactions futures en vous fournissant la structure de base pour des transactions fréquentes ou semblables. Une fois le modèle créé, vous pouvez utiliser le menu déroulant situé en haut d’une nouvelle transaction pour l’appliquer, puis ajuster les dates et les montants. 

13) Dès que la transaction affiche l’état Équilibrée, vous pouvez :  

  • Cliquer sur Enregistrer et fermer pour enregistrer la transaction et revenir à l’écran précédent, ou 

  • Cliquer sur Enregistrer et créer nouveau pour enregistrer la transaction et accéder à une nouvelle fenêtre de montant à recevoir. 

Annexes 

Consultez la liste suivante des options de taxes dans le menu déroulant afin de déterminer celle qui correspond le mieux à votre transaction : 

  • M - Montant sans taxes – Le système calculera les taxes applicables et les ajoutera à la transaction, comme si elles n’étaient pas comprises dans le montant. 

  • P - Montant avec TPS (TVP exclue) – La TPS est calculée comme si elle était déjà comprise dans le montant et aucune TVP n’est ajoutée. 

  • P - Montant avec TPS (TVQ exclue) – La TPS est calculée comme si elle était déjà comprise dans le montant et aucune TVQ n’est ajoutée. 

  • P - Montant avec TVH – La TVH est calculée comme si elle était déjà comprise dans le montant. 

  • D - Montant avec les deux taxes – Les deux taxes sont calculées comme si elles étaient déjà comprises dans le montant. 

  • T - Montant avec TPS (Ajouter TVP) – La TPS est calculée comme si elle était comprise dans le montant et la TVP est ajoutée comme si elle n’y était pas incluse. 

  • T - Montant avec TPS (Ajouter TVQ) – La TPS est calculée comme si elle était comprise dans le montant et la TVQ est ajoutée comme si elle n’y était pas incluse. 

  • V - Montant avec TVP (Ajouter TPS) – La TVP est calculée comme si elle était incluse dans le montant et la TPS est ajoutée comme si elle n’y était pas incluse. 

  • V - Montant avec TVQ (Ajouter TPS) – La TVQ est calculée comme si elle était incluse dans le montant et la TPS est ajoutée comme si elle n’y était pas incluse. 

  • A - Ajouter TPS (TVP exclue) – La TPS est calculée et ajoutée à la transaction comme si elle n’était pas incluse dans le montant. 

  • A - Ajouter TPS (TVQ exclue) – La TPS est calculée et ajoutée à la transaction comme si elle n’était pas incluse dans le montant. 

  • U - Montant saisi par l’utilisateur - sans taxes – Vous pouvez saisir manuellement la taxe dans le champ prévu à cet effet; elle sera alors ajoutée au montant total. 

  • U - Montant saisi par l’utilisateur - taxes comprises  – Vous pouvez saisir manuellement la taxe dans le champ prévu à cet effet; cela n’augmentera pas le montant total de la transaction. 

Références et ressources supplémentaires 

Vous avez d’autres questions? Communiquez avec notre équipe de soutien  

Communiquez avec nous au 1-800-667-7893 ou envoyez un courriel à soutien@facagexpert.ca si vous avez besoin d’aide supplémentaire. Vous pouvez en tout temps accéder à d’autres options d’aide en cliquant sur l’icône en forme de point d’interrogation dans le coin supérieur droit d’AgExpert Comptabilité.