Ajouter un employé ou mettre à jour ses renseignements
Ce que vous devez savoir :
Les profils des employés contiennent les informations nécessaires au traitement de la paie et à la gestion des relevés d’emploi, des retenues à la source et des paiements versés aux employés. Bien que certains champs soient facultatifs et puissent être remplis à tout moment, les renseignements obligatoires doivent être saisis dès que possible afin de garantir l’exactitude des calculs et des rapports relatifs à la paie.
Ce que vous devez faire :
Avant de créer un profil d’employé, recueillez les renseignements suivants :
Prénom et nom de l’employé
Numéro d’employé
Date d’embauche
Date de naissance
Numéro d’assurance sociale (NAS)
Cycle de paie
Paramètres des indemnités de vacances
Détails relatifs aux types de paie, aux avantages sociaux et aux retenues applicables
Marche à suivre (étape par étape) :
Pour créer un profil d’employé :
Cliquez sur Paie dans le menu de navigation de gauche.
Sélectionnez Employés.
Cliquez sur Ajouter un employé.
Ensuite, saisissez les renseignements requis dans chaque onglet :
Onglet Détails :
Saisissez le prénom et le nom de l’employé.
Sélectionnez la langue de l’employé.
Remarque : Tous les autres champs de l’onglet Détails sont facultatifs, mais l’adresse de courriel est requise pour envoyer les talons de paie par courriel.
Conseil : Faites attention lorsque vous saisissez des zéros et la lettre « O ». Ils ne sont pas interchangeables et peuvent entraîner des erreurs lors de la transmission de documents au moyen d’IMPÔTNET.
Onglet Comptes par défaut :
Remarque : Cette section ne s’applique qu’aux clients et aux fournisseurs.
Onglet Emploi :
Détails relatifs à l’emploi
Saisissez le statut de l’employé à l’aide du menu déroulant.
Attribuez à chaque membre du personnel un numéro d’employé.
Saisissez un titre de profession, si vous le souhaitez.
Saisissez la date à laquelle l’employé a été embauché. Indiquez également sa date de naissance.
Saisissez son numéro d’assurance sociale.
Remarque : Si vous ne disposez pas du NAS de l’employé, vous pouvez saisir temporairement 000 000 000, en veillant à ce que le numéro soit mis à jour avant l’émission des feuillets T4.
Pour un travailleur saisonnier, entrez le code d’emploi.
Paie
Indiquez si l’employé a un lien de dépendance ou non.
Conseil : L’expression « sans lien de dépendance » désigne un employé qui n’a aucun lien de parenté avec le propriétaire d’entreprise. L’expression « avec lien de dépendance » désigne les propriétaires d’entreprise et les membres de leur famille immédiate.
Utilisez le menu déroulant pour sélectionner le cycle de paie. Saisissez le montant réclamé sur le formulaire fédéral TD1 – cliquez sur le lien pour consulter le formulaire de l’employé.
Saisissez le montant réclamé sur le formulaire provincial TD1 – cliquez sur le lien pour consulter le formulaire de l’employé.
Entrez les avances cumulées, le cas échéant.
Saisissez les vacances cumulées, le cas échéant.
Vous pouvez saisir le taux relatif à la commission des accidents du travail sous forme de pourcentage si l’employé bénéficie d’une protection.
Vous pouvez également saisir un numéro d’enregistrement du RPA / RPDB.
Types de paie
Cliquez sur Ajouter.
Sélectionnez le ou les types de paie qui s’appliquent à l’employé.
Si vous devez ajouter un nouveau type de paie, sélectionnez Ajouter un nouveau type de paie et effectuez ce qui suit :
a) Saisissez le nom et le type.
b) Utilisez le menu déroulant pour sélectionner le compte de dépenses associé au type de paie.
c) Cochez la case Inclus dans les gains donnant droit à des vacances?, si ce type de paie donne droit au paiement de vacances.
d) Sélectionnez l’option appropriée dans le menu déroulant pour le champ Inclure dans la case T4/RL-1.
Cliquez sur Enregistrer.
Indemnités de vacances
Sélectionnez l’option Indemnité de vacances à l’aide du menu déroulant :
Sélectionnez l’option Saisir le taux d’indemnité de vacances comme à l’aide du menu déroulant (semaines ou pourcentage).
Sélectionnez un Compte de dépenses à l’aide du menu déroulant.
Cliquez sur Ajouter pour configurer les vacances de l’employé, au besoin.
Conseil : Si l’employé a droit à des vacances dès son entrée en fonction, indiquez « 0 année » dans la deuxième case.
Retenues
Cliquez sur Ajouter.
Sélectionnez les retenues que vous souhaitez configurer, ou
Sélectionnez Ajouter une nouvelle retenue pour en saisir d’autres.
a) Saisissez le nom.
b) Sélectionnez l’option Retenue à la source de l’ARC à l’aide du menu déroulant.
c) Vous pouvez saisir une cotisation maximum annuelle.
d) Inclure dans la case T4/RL-1 – sélectionnez une option, le cas échéant.
e) Nécessite un versement – activez ou désactivez ce champ à l’aide du bouton à bascule.
f) Sélectionnez un Compte de revenus ou de dépenses à l’aide du menu déroulant.
Remarque : En règle générale, les employés avec lien de dépendance doivent faire l’objet de retenues au titre de l’impôt fédéral, de l’impôt provincial et du RPC. Il en va de même pour les employés sans lien de dépendance, en plus d’une retenue au titre de l’assurance-emploi.
Cliquez sur Enregistrer.
Avantages sociaux
Cliquez sur Ajouter.
Sélectionnez un avantage dans la liste, ou
Cliquez sur Ajouter un nouvel avantage.
a) Saisissez le nom.
b) RE Rémunération – activez ou désactivez ce champ à l’aide du bouton à bascule.
c) Caisse – activez ce champ à l’aide du bouton à bascule, si l’avantage fait augmenter le montant brut en dollars de chaque chèque.
d) Imposable – activez ou désactivez ce champ à l’aide du bouton à bascule.
e) Utilisez le menu déroulant pour sélectionner le compte de dépenses associé à cet avantage.
f) Si cet avantage est à inclure dans la case T4 ou RL-1, sélectionnez le numéro de case dans la liste déroulante.
g) Utilisez le menu déroulant pour sélectionner le niveau approprié de prestations dentaires offertes par l’employeur.
Cliquez sur Enregistrer.
Onglet Paie totale - cumul de l’exercice :
Cet onglet vous offre un aperçu rapide des totaux cumulés depuis le début de l’exercice pour l’employé sélectionné.
Références et ressources supplémentaires
Vous avez d’autres questions? Communiquez avec notre équipe de soutien
Communiquez avec nous au 1-800-667-7893 ou envoyez un courriel à soutien@facagexpert.ca si vous avez besoin d’aide supplémentaire. Vous pouvez en tout temps accéder à d’autres options d’aide en cliquant sur l’icône en forme de point d’interrogation dans le coin supérieur droit d’AgExpert Comptabilité.