Traiter les formulaires fiscaux T4
Ce que vous devez savoir:
À la fin de chaque année de paie, une déclaration T4 doit être soumise à l’Agence du revenu du Canada (ARC). Si la paie a été traitée à l’aide d’AgExpert Comptabilité, le système peut générer à la fois des feuillets T4 et une déclaration T4. Si vous soumettez votre déclaration à l’ARC par voie électronique, AgExpert Comptabilité générera également le fichier XML requis pour le téléversement.
Ce que vous devez faire:
Vérifier que la paie a été effectuée pour l’année d’imposition.
Effectuer tous les versements relatifs à l’année d’imposition et saisir les transactions de versement correspondantes.
Vérifier que les renseignements sur le personnel sont exacts.
Vérifier qu’un code de couverture de soins dentaires a été attribué à chaque membre du personnel. Cette information est nécessaire à la production de déclarations T4 et s’affiche directement dans la case 45 du feuillet T4 de chaque membre de votre personnel.
Déterminer si vous allez soumettre votre déclaration par voie électronique ou en format papier.
Avoir accès au numéro d’assurance sociale (NAS) du propriétaire de l’entreprise.
Marche à suivre (étape par étape):
Pour attribuer un code de couverture de soins dentaires à chaque membre du personnel :
Cliquez sur Paie dans le menu de gauche.
Sélectionnez Employés.
Cliquez sur un employé pour ouvrir son profil.
Sélectionnez l’onglet Emploi.
Dans la section Avantages sociaux, utilisez le menu déroulant pour sélectionner les prestations dentaires appropriées qui sont offertes par votre entreprise à l’employé.
Cliquez sur Enregistrer.
Répétez ces étapes pour chaque employé.
Remarque : Vous ne pouvez pas terminer le processus relatif à la déclaration T4 tant qu’un code de couverture de soins dentaires n’a pas été attribué à tous les employés concernés.
Une fois que tous les profils des employés sont à jour, vous pouvez générer la déclaration T4 :
Utilisez le menu déroulant pour sélectionner l’exercice financier dans lequel l’année de paie prend fin.
Cliquez sur Paie.
Sélectionnez Employés.
Cochez la case correspondant à chaque membre du personnel pour lequel un feuillet T4 est nécessaire.
Sélectionnez Formulaires fiscaux annuels, puis choisissez Agence du revenu du Canada.
Sélectionnez la méthode de soumission à l’aide du menu déroulant.
Utilisez le menu déroulant pour sélectionner la mesure appropriée : Original, Modifier ou Annuler.
Cochez les cases correspondantes pour indiquer les formulaires que vous souhaitez inclure dans le lot de formulaires T4.
Saisissez le NAS du propriétaire 1 s’il n’a pas déjà été saisi.
Remarque : Le processus relatif aux déclarations T4 ne peut pas être mené à bien sans le NAS du propriétaire 1.
Si vous soumettez votre déclaration en ligne :
a) Saisissez un numéro de référence de la soumission.
Remarque : Le numéro de référence de la soumission est un numéro que vous choisissez vous-même pour vous aider à repérer cette soumission en particulier.
b) Sélectionnez une langue à l’aide du menu déroulant.
Si vous produisez une déclaration en ligne pour le compte d’une autre personne ou d’une entreprise, cochez la case Produit par un représentant et saisissez les informations suivantes :
a) Identifiant du représentant (IDRep)
b) No d’entreprise enregistrée (IDent)
c) No du compte de programme (NE15)
Cliquez sur Continuer.
Remarque : AgExpert Comptabilité générera un feuillet T4 pour chaque employé sélectionné, ainsi qu’un rapport T4 sommaire pour votre entreprise. Si vous soumettez votre déclaration en ligne, le système générera également un fichier XML que vous devrez téléverser sur le site de l’ARC.
Cliquez sur Télécharger pour chacun des fichiers requis.
Remarque : Les feuillets T4 des employés sont tous regroupés dans un seul fichier que vous pouvez imprimer pour les distribuer à ceux-ci. Le rapport T4 sommaire est un document distinct qui peut être imprimé au besoin. Le fichier XML est produit dans un format requis par l’ARC et ne sera pas lisible.
Si vous soumettez votre déclaration en ligne, cliquez sur Soumettre par voie électronique pour accéder au site Web de l’ARC et suivez les instructions qui s’y trouvent.
Références et ressources supplémentaires
Pour de plus amples renseignements fournis par l’ARC sur les feuillets T4, veuillez consulter la page suivante : Feuillet T4 – Renseignements pour les employeurs – Canada.ca
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