Assurer la gestion de la paie
Ce que vous devez savoir:
La gestion de la paie permet de créer et d’enregistrer les chèques de paie du personnel dans AgExpert Comptabilité. Vous pourriez devoir assurer la gestion de la paie pour verser aux employés leur salaire habituel ou la rémunération de leurs heures travaillées, émettre une avance sur la paie, payer les vacances cumulées, récupérer une avance impayée et calculer les retenues afin d’enregistrer correctement la paie nette. La paie peut être traitée par lots, ce qui vous permet de créer plusieurs chèques de paie sur le même écran et les enregistrer en même temps.
Ce que vous devez faire:
Vérifier que les employés sont bien configurés dans le module de paie
Rassembler les dates des périodes de paie, la date de versement, les informations du compte bancaire, et, au besoin, le ou les numéros de chèque
Calculer la paie brute et les heures travaillées pour le personnel rémunéré à l’heure
Vérifier les indemnités de vacances, les avances impayées, les retenues et la paie nette avant d’exécuter le cycle de paie
Marche à suivre (étape par étape) :
Pour générer des avances sur la paie :
Cliquez sur Paie dans le menu de navigation de gauche, puis sur Transactions.
Cliquez sur Nouveau cycle de paie, puis sélectionnez Avance.
Sélectionnez la date de l’avance sur la paie.
Utilisez le menu déroulant du champ Retrait du pour sélectionner le compte bancaire duquel retirer les fonds.
Saisissez le numéro de chèque suivant, au besoin.
Saisissez le montant de l’avance pour chaque personne concernée.
Cliquez sur Enregistrer.
Remarque : Aucune retenue n’est effectuée sur les chèques d’avance sur la paie.
Pour générer les chèques de paie réguliers :
Cliquez sur Paie dans le menu de navigation de gauche, puis sur Transactions.
Cliquez sur Nouveau cycle de paie, puis sélectionnez Chèque de paie.
Sélectionnez la date des chèques de paie.
Conseil : La date du chèque détermine la période de versement des retenues associée aux chèques de paie concernés.
Utilisez le menu déroulant pour sélectionner le compte bancaire associé aux chèques de paie.
Saisissez le numéro de chèque suivant, le cas échéant.
Saisissez la date de fin de la période de paie.
Sélectionnez le ou les membres du personnel qui recevront un chèque dans le cadre de ce cycle de paie.
Remarque : La paie est effectuée par lots dans AgExpert Comptabilité. Cela signifie que vous pouvez compléter tous vos chèques de paie sur le même écran et les enregistrer en même temps et que vous n’avez pas à traiter chaque chèque individuellement.
Dans l’onglet Rémunération, cliquez sur le montant en dollars dans la colonne Montant pour chaque employé. Un panneau latéral s’ouvre à droite et vous permet de saisir :
a) Le salaire brut ou le nombre d’heures travaillées;
b) Les montants des avantages sociaux versés au membre du personnel, le cas échéant.
Vérifiez les avances et les montants accumulés, le cas échéant :
a) Si votre employé accumule des vacances, le montant accumulé actuel sera inscrit dans la colonne Vacances accumulées. Vous pourrez saisir le montant payé dans le cadre du présent chèque dans la colonne Vacances payées.
Remarque : Le montant sous Vacances payées est déterminé automatiquement si le dossier de votre employé est configuré pour payer des vacances à chaque paie; ce montant ne peut pas être modifié.
b) Si un solde impayé au titre des avances figure au dossier de l’employé, il sera affiché dans la colonne Remb avance. Vous pouvez modifier le montant à votre guise, jusqu’à concurrence du solde total de l’avance.
Cliquez sur l’onglet Retenues pour afficher le récapitulatif des retenues et de la paie nette de chaque employé.
Cliquez sur un montant de retenue pour ouvrir le panneau latéral et apporter une modification, au besoin.
Cliquez sur Exécuter le cycle de paie pour terminer le cycle de paie ou sur Supprimer.
Remarque : Vous pouvez mettre l’exécution du cycle de paie en pause si l’on vous interrompt. Cliquez sur Enregistrer et continuer plus tard dans le coin inférieur droit, puis sélectionnez Enregistrer. Vous pourrez reprendre la tâche en cliquant sur le bouton Poursuivre le cycle de paie à la page Transactions sous la section Paie. Pour supprimer le cycle de paie, cliquez sur Supprimer le cycle de paie enregistré plutôt que de le terminer à l’aide du bouton Exécuter le cycle de paie.
Références et ressources supplémentaires
Ajouter un employé ou mettre à jour ses renseignements
Configurer vos chèques
Imprimer un chèque de paie ou un talon de paie
Contrepasser un chèque de paie
Vous avez d’autres questions? Communiquez avec l’équipe de soutien
Communiquez avec nous au 1-800-667-7893 ou envoyez un courriel à soutien@facagexpert.ca si vous avez besoin d’aide supplémentaire. Vous pouvez en tout temps accéder à d’autres options d’aide en cliquant sur l’icône en forme de point d’interrogation dans le coin supérieur droit d’AgExpert Comptabilité.