Démystifier la fin de l’exercice avec Analyste AgExpert

Démystifier la fin de l’exercice avec Analyste AgExpert

La date limite pour soumettre sa déclaration de revenus à l’Agence du revenu du Canada (ARC) est le 30 avril et, comme la plupart des gens, vous vous préparez sans doute à transmettre vos livres à votre comptable. La version comptable d'Analyste AgExpert peut vraiment vous faciliter la tâche.

Créez une transition harmonieuse entre vous et votre comptable.

La version comptable permet à deux utilisateurs de saisir des écritures pour deux exercices différents dans un fichier, de façon simultanée. Le comptable passe en revue les écritures et saisit des écritures d’ajustement pour l’exercice terminé, alors que vous poursuivez la saisie de données pour le nouvel exercice afin de ne pas prendre de retard. 

Lorsque votre comptable termine son examen et la saisie des écritures, il peut vous retourner un fichier particulier. Vous pouvez importer les modifications apportées par le comptable dans votre propre fichier afin de mettre à jour les soldes de fermeture pour l’exercice ayant pris fin ainsi que les soldes d’ouverture pour l’exercice en cours.

Voici la marche à suivre pour travailler avec la version comptable :

1. Commencez par saisir vos transactions dans votre fichier de données courant d’Analyste AgExpert (type de fichier/extension « .agex »). Une fois que vous (utilisateur client) avez terminé vos saisies et vos tâches pour l’exercice en cours, vous êtes prêt à envoyer vos documents au comptable aux fins d’examen et de production de votre déclaration de revenus. Votre comptable utilise également Analyste AgExpert et saisit normalement tout rajustement requis dans le fichier en votre nom.
2. Cliquez sur le menu « Fichier » et sélectionnez « Créer une version du fichier de données pour le comptable ». Établissez une date de division qui correspond à la fin de l’exercice pour lequel vous envoyez des données à votre comptable aux fins d’examen. Cliquez ensuite sur Enregistrer. Vous avez maintenant créé deux fichiers sur votre ordinateur : 

a. « .agex »  Le fichier de données courant de l’utilisateur client servant aux saisies du nouvel exercice financier.
b. « .agacctransfer » Le fichier de transfert au comptable AgExpert qui sera envoyé à l’utilisateur comptable. Ce fichier peut être transféré sur une clé USB et retourné ou transmis par courriel.

Après l’envoi du fichier de transfert, vous pouvez continuer à travailler sur le nouvel exercice jusqu’à ce que votre comptable communique avec vous.

3. Lorsque votre comptable reçoit le fichier « .agacctransfer », il peut l’importer dans Analyste AgExpert (menu Comptable > Importer version client). Cette fonction permet de créer un fichier « .agacc » pouvant être examiné et modifié.
4. Lorsque votre comptable aura terminé, il pourra exporter ses renseignements et vous les envoyer(menu Comptable > Exporter version client). Cette fonction permet de créer un fichier « .agextransfer »  qui peut vous être retourné ou envoyé par courriel.
5. Lorsque vous recevez le fichier « .agextransfer », importez-le dans vos dossiers (menu Fichier >Importer version comptable). Cette fonction permet d'intégrer les modifications du comptable et d'imprimer un sommaire des modifications, que vous pourrez examiner.

Vous aurez ainsi achevé le processus de la version comptable. Vous pouvez maintenant continuer de saisir des données dans votre fichier « .agex » jusqu’à ce que vous envoyiez de nouveau vos données aux fins d’examen.

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