Création de la version comptable

Il se peut que vous décidiez de transmettre une version de votre fichier de données à votre comptable à la fin de l’exercice. Le fait de créer une version pour votre comptable vous permet de continuer à saisir des transactions dans le programme.

Pour créer un fichier de données pour le comptable :

1. Sélectionnez Créer version comptable dans le menu Comptable. Une nouvelle fenêtre s’ouvrira.
2. Saisissez votre date de division. Il s’agit de la date (typiquement la date de fin d’exercice) qui permet de diviser les transactions entre celles que vous pouvez modifier et celles que votre comptable modifiera au besoin.
3. Une fois que vous aurez saisi votre date de division, cliquez sur Enregistrer.Remarque : Quelques restrictions sont appliquées au fichier de données lorsque vous créez une version pour le comptable. Veuillez examiner attentivement ces restrictions.
4. Le logiciel affichera un lien vers l’emplacement du fichier de données à transférer à votre comptable. Cliquez sur ce lien pour ouvrir la fenêtre de l’emplacement du fichier à transférer. Vous pouvez conserver le fichier à cet endroit ou le déplacer vers un autre emplacement. Le fichier de données sera mis en forme et aura l’extension .agacctransfer.
5. Fermez la fenêtre.Remarque : La barre de titre du programme indiquera qu’il s’agit de la version client en précisant la date de division.

Importation de la version comptable

Lorsque votre comptable vous renvoie votre fichier de données, vous pouvez importer des modifications additionnelles et des remarques à l’aide des étapes suivantes : 

1. Sélectionnez Importer version comptable à partir du menu Fichier. Une nouvelle fenêtre s’ouvrira.
2. Parcourez votre ordinateur afin d’ouvrir le fichier de données à importer que le comptable vous a renvoyé. Remarque : Repérez le fichier dont l’extension est .agextransfer. 
3. L’emplacement du fichier de données s’affichera automatiquement dans le champ de la fenêtreImporter version comptable. Cliquez sur Importer.
4. Une fois le fichier de données importé, vous recevrez un rapport dressant une liste des entrées effectuées par le comptable, en plus de toute remarque, le cas échéant. Veuillez imprimer ce rapport pour vos dossiers, puis le fermer. Un message contextuel s’affichera vous avisant que les modifications du comptable ont été importées. Cliquez sur OK.Remarque : La barre de titre n’affichera plus la date de division une fois le fichier de données importé. Toutes les restrictions sur votre fichier seront levées et vous pourrez continuer de saisir vos données.

Annulation de la version comptable

Voici les étapes à suivre pour annuler la version comptable du fichier de données. Si vous décidez d’annuler la version comptable, une nouvelle version doit d’abord être créée pour permettre au comptable d’intervenir dans vos livres.

1. À partir du menu Fichier, sélectionnez Annuler version comptable.
2. Un message s’affichera à l'écran pour vous indiquer que, si vous continuez, il vous sera impossible d’importer les modifications de votre comptable. Cliquez sur OK, si vous voulez continuer.
3. Un message de confirmation final s’affichera à l’écran. Cliquez sur Oui.
4. Un message vous informera que la date de division a été supprimée. Cliquez sur OK. La date de division sera alors supprimée de la barre de titre et toutes les restrictions appliquées au fichier de données seront levées.

Last updated on août 28, 2014 by Logiciels de gestion FAC