C’est très pratique… Les comptes créditeurs

Utiliser les comptes créditeurs pour enregistrer les dépenses? Ce n’est peut-être pas nécessaire pour tout le monde, mais il y a des avantages à le faire :

1. Exactitude – Imputez les dépenses à la date où elles sont encourues plutôt que d'attendre leur remboursement. Ainsi, les livres comptables seront plus exacts.
2. Simplicité – Enregistrez toutes les dépenses dans un seul compte aux fins des tâches d'audit et de rapprochement.
3. Efficacité – Simplifiez les procédés de comptabilité (privilégiez l'impression massive des chèques plutôt que l'impression individuelle) pour mieux prévoir les flux de trésorerie.
4. Sécurité – Utilisez les comptes fournisseurs pour séparer les tâches de comptabilité afin de réduire les risques de fraude.

À quoi cela ressemble-t-il?

Nous parlons essentiellement de déclarations selon la méthode de comptabilité de caisse ou d'exercice. L'utilisation des comptes fournisseurs facilite la saisie de vos revenus et dépenses selon la méthode de comptabilité d'exercice, si nécessaire. Vous pouvez aussi utiliser un ensemble particulier de types de lignes dans votre fenêtre de saisie de transactions : NC+ et NC- (notes de crédit). Vous pouvez les voir dans les transactions ci-dessous.

Apprenez-en plus sur les types NC+ et NC- avec Ashton George de l'équipe d'assistance à la clientèle de Logiciels de gestion FAC

Dans Analyste AgExpert, vous pouvez simplifier le processus en ce qui a trait à la conversion. Vous pouvez générer automatiquement le rapport des revenus et des dépenses et le rapport du grand livre selon la méthode de comptabilité d'exercice ou de caisse. La version pour comptabilité d'exercice comprend les dépenses actuellement impayées dans les comptes créditeurs; la version pour comptabilité de caisse ignore ces éléments impayés. Vous pouvez profiter du meilleur des deux méthodes. Vous pouvez saisir les dépenses d’une façon qui est adaptée à votre gestion d’entreprise, puis facilement convertir les dépenses saisies à la méthode de comptabilité de caisse, aux fins de déclaration de l'impôt sur le revenu.

Conseils pratiques

Faisons le tour complet du cycle d’une transaction pour un fournisseur.

1. Vous effectuez un dépôt pour des intrants utilisés lors du prochain exercice suivant. Quand on utilise
   une note de crédit imputée aux comptes créditeurs, on reporte la dépense à l'exercice suivant. Étant donné qu’aucune dépense n'a été imputée, aucune dépense ne sera déclarée en 2017.  
2. Durant le nouvel exercice, après avoir pris possession de l'engrais auprès du fournisseur, vous pouvez entrer la facture comme montant à payer. Prenez note qu'à cette étape il n'y a aucun échange d'argent supplémentaire. Les rapports produits selon la méthode de comptabilité d'exercice affichent une dépense de 10 000 $ en mars, bien que vous n'ayez rien payé encore.
   
3. Si on applique la saisie de la note de crédit de 2017 à la facture impayée de 10 000 $, le rapport produit selon la méthode de comptabilité de caisse affiche alors une dépense de 5 000 $. Important : La seule façon d'utiliser un solde saisi comme une NC+ est d'avoir une NC- pour compenser. Les montants saisis comme notes de crédit ne sont pas comptabilisés comme des dépenses.
4. Parfois, vous retournez un produit acheté au fournisseur pour obtenir un crédit. Dans ces cas-là, saisissez ce retour à titre de montant à payer de valeur négative, et ce, au lieu d'utiliser le type CN+. Le crédit approprié sera alors imputé au compte de dépenses. Dans la même veine, vous pouvez saisir les paiements excédentaires comme montants à payer de valeu négative si vous souhaitez que cette activité s'afiche dans votre rapport de distribution des soldes en souffrance par comptes créditeurs ou dans votre rapport de rapprochement des montants imputés aux comptes créditeurs.
5. L'étape finale consiste à payer le solde impayé restant du compte. Quand on applique le paiement, il est important de l'appliquer tant au retour qu'au solde restant de la facture initiale.
6. Si vous laissez le solde impayé après la fin de la période de déclaration suivante, généralement la fin de l'exercice, assurez-vous de mettre à jour les comptes créditeurs pour tenir compte du fait qu’il ne reste plus qu’un solde résiduel de 4 000 $ de la facture initiale. (Appliquez le retour au solde restant de la facture.) Vous vous assurez ainsi que sont exacts vos rapports de distribution des soldes en souffrance par comptes créditeurs et de rapprochement des montants imputés aux comptes créditeurs.

Meilleures pratiques

• Configurez l'impression des chèques, puis établissez un calendrier d'exécution des chèques et respectez-le dans la mesure du possible. Il y aura toujours des éléments qui ne pourront attendre le 15^e jour ou la fin du mois. – Parfois, ils ne pourront même pas attendre le jeudi suivant. Réglez ces éléments au moyen d’un chèque rédigé à la main, puis saisissez cette transaction dans le logiciel dès que vous serez de retour devant votre ordinateur.
• Entrez vos factures fréquemment. Avoir un bureau sur lequel les documents ne s'entassent pas, notamment des factures à payer, procure un sentiment formidable!
• Rapprochez périodiquement vos comptes les plus actifs et vos relevés de fournisseurs pour vous assurer de ne rien oublier. Le rapport de rapprochement des montants imputés aux comptes créditeurs est l'un de nos rapports préférés, parce qu'il apparie les factures saisies avec les paiements imputés à celles-ci.
• Conseil important – Vérifiez tous les éléments impayés durant le processus de fin d'exercice. Le rapport de distribution des soldes en souffrance par comptes créditeurs est un outil formidable. Vérifiez bien que les éléments impayés sont vraiment impayés. Par exemple, il peut y avoir une note de crédit ou un crédit de retour en cours qui ramène le solde d'un compte à zéro, mais si le crédit et la facture qui ramène le solde à zéro sont tous deux en cours, les dépenses liées à ces éléments ne seront pas déclarées correctement. Compensez mutuellement ces éléments selon la méthode présentée à la transaction n^o 6.
• Appliquez les mêmes principes et pratiques à vos revenus par l'utilisation des comptes débiteurs.