Prêt pour la fin de l'exercice financier?

La date limite pour envoyer votre déclaration de revenus à l’Agence du revenu du Canada est le 30 avril, donc elle arrive à grands pas! Grâce à Analyste AgExpert, vous pouvez vous faciliter la vie – et celle de votre comptable –, et envoyer votre déclaration de revenus à temps.

Respectez votre rythme

Vous pouvez passer au nouvel exercice lorsque vous êtes prêt. Le fichier de données d’Analyste AgExpert est pluriannuel, et le logiciel n’a pas de bouton de fin d’exercice à proprement parler. Votre comptable travaille dans Analyste AgExpert à la fin de l’exercice? Rien de plus simple : utilisez la fonctionnalité de version comptable pour lui envoyer vos données afin qu’il puisse travailler dans l’exercice terminé, pendant que vous travaillez dans le nouvel exercice. Lorsque votre comptable aura terminé, vous pourrez importer ses changements dans votre fichier de données courant pour mettre à jour vos soldes adéquatement. Vous vous demandez comment saisir manuellement les ajustements de votre comptable? Tout aussi simple. Voici quelques éléments à retenir :

• Vous pouvez ajuster la valeur et la quantité des stocks, pourvu que vous respectiez la logique comptable. En d’autres termes, les débits doivent être des nombres positifs et les crédits, des nombres négatifs.
• Vous pouvez ajuster la valeur à l’aide d’un débit ou d’un crédit, et laisser la quantité à zéro (nouveau en 2017). Cette modification est possible seulement si le compte n’est pas à zéro avant ou après l’enregistrement de l’ajustement. (Voir les deux points suivants.)
• Si la valeur de vos stocks est actuellement établie à zéro et que vous effectuez un débit pour augmenter les stocks, vous devez saisir une quantité sur cette ligne. Il se pourrait aussi que vous ne connaissiez pas la quantité exacte. Dans ce cas, faites votre meilleure estimation selon ce que vous pensez être la valeur par unité. Selon la logique, vous ne pouvez pas avoir une valeur positive si vous n’avez pas de stocks.
• Si vous remettez la valeur des stocks à zéro, vous devez faire de même pour la quantité. Donc, si vous avez en stock trois unités dont la valeur totalise 300 $ et que vous voulez créditer (soustraire) le compte des stocks de 300 $, vous devrez saisir une quantité négative (-3) sur cette ligne.
• Vous pouvez soustraire uniquement ce que vous détenez en stock. Par exemple, à la fin de l’exercice, vous avez en stock trois unités dont la valeur totalise 300 $. Vous avez fait un peu de travail depuis le début du nouvel exercice (avant d’envoyer vos registres à votre comptable), et vous avez vendu deux de ces unités. Vos stocks « actuels » sont donc constitués d’une seule unité, dont la valeur s’élève à 100 $. Dans ce cas, vous ne pourriez pas soustraire 300 $ à la fin de l’exercice, parce que vos stocks « actuels » correspondraient à une valeur négative (-200 $). La solution la plus facile consiste à saisir une valeur en stocks de 200 $ dans le compte dans le nouvel exercice pour vous laisser la possibilité de soustraire 300 $ dans l’exercice précédent.
• Pour imputer des ajustements aux comptes débiteurs/clients ou aux comptes créditeurs/fournisseurs, utilisez la fenêtre régulière de saisie des transactions pour créer un montant à recevoir (1200-00) ou un montant à payer (2100-00).

Comment créer une version de fichier de données pour le comptable

• Pour pouvoir continuer de travailler dans votre fichier de données, ajoutez votre prochain exercice financier. Allez dans Configurer, puis sélectionnez Exercices. Cliquez sur le bouton Ajouter un exercice.
  
  
• Fermez la fenêtre Exercices puis, à partir du menu Fichier, choisissez Créer une version du fichier de données pour le comptable.
  
  
• Comme date de division, choisissez le dernier jour de votre exercice. Vous pourrez voir tout ce qui est antérieur à la date de division, mais vous ne pourrez rien modifier. Votre comptable devra accéder à tout ce que contient votre fichier de données jusqu’à la date de division, afin d’apporter au besoin des écritures de rajustement dans le cadre du processus de fin d’exercice. Vous pourrez continuer de travailler dans vos registres après la date de division, et votre comptable pourra voir ces transactions, mais ne pourra pas les modifier.
  
  
• Choisissez à quel endroit vous voulez enregistrer la version comptable. Cliquez sur le dossier jaune que vous avez vu à l’étape 3. Enregistrez le fichier sur votre Bureau d’ordinateur afin qu’il soit facile de le joindre à un courriel. Vous verrez « Ce PC » ou « Mon ordinateur » (selon la version de Windows). Cliquez sur l’un ou l’autre, puis sur « Bureau » et enfin, sur « Data ». Cliquez sur OK, puis sur Enregistrer.
  
  
  
  
• Sur votre Bureau, vous verrez cette icône, portant l’extension .agacctransfer, que vous pourrez envoyer à votre comptable.
  
  

Conseils pour la fin d’exercice dans Analyste AgExpert

• Vous envoyez un fichier dont l’extension est .agacctransfer à votre comptable. Lorsqu’il a terminé ses écritures de rajustement, votre comptable vous retourne un fichier dont l’extension est .agextransfer.
• Conseil important 1 Ajoutez toujours votre prochain exercice avant de créer la version comptable.
• Si votre comptable n’a pas Analyste AgExpert, vous pouvez imprimer ou exporter les rapports requis.
• Si la fin d’exercice vous donne des maux de tête, jetez un coup d’œil à cette liste pratique des 9 tâches à effectuer avant le processus de fin d’exercice.
• Conseil important 2 N’utilisez pas la fonction d’annulation de la version comptable. En effet, si vous annulez cette version, vous ne pourrez pas importer les données que votre comptable vous retournera.