Équilibrer votre rapport T4

Chaque année, vous êtes tenu de soumettre votre déclaration de renseignements T4 à l’Agence du revenu du Canada (ARC) et de remettre les feuillets T4 à tous vos employés. Si vous n’équilibrez pas votre T4 Sommaire, vous pourriez faire l’objet d’une revue des gains assurables et ouvrant droit à pension et avoir à payer les intérêts et des pénalités correspondant aux montants exigibles.

Nous avons pris une ferme située en Saskatchewan comme exemple ci-dessous, mais il est possible que les valeurs qui figurent dans cet exemple ne correspondent pas tout à fait à votre propre situation. Toutefois, le processus reste le même, peu importe votre province de résidence.

Lorsque vous équilibrez votre déclaration de renseignements T4, rappelez-vous ce qui suit :

1) N’équilibrez qu’un feuillet T4 à la fois, car c’est plus simple que d’essayer de tous les équilibrer en même temps.

2) Veillez à ce que vous utilisiez les bons taux pour effectuer vos calculs. Consultez le site Web de l’ARC pour obtenir les taux du Régime de pensions du Canada (RPC) et d’assurance-emploi (AE).

3) N’enregistrez rien avant que tous les feuillets ne soient remplis.

4) N’enregistrez pas le versement du montant compensatoire avant que le T4 sommaire n’ait été soumis à l’ARC en format électronique ou papier.

Imprimez une copie de vos feuillets T4. Pour l’instant, ne pensez pas à imprimer le T4 sommaire.

Lorsque nous équilibrons le rapport T4, nous commençons par la case 16 — Cotisations de l’employé au RPC. Vous devrez déterminer si le montant inscrit dans cette case est correct. Pour ce faire, nous utilisons la formule suivante :

(Case 14 - 3 500 $) * 5,25 %

Dans l’exemple ci-dessus, nous procéderons au calcul suivant :

(47 692,24 $ - 3 500 $) * 5,25 % = 2 320,09 $

Selon ce calcul, nous avons retenu un montant trop bas pour le RPC pour cet employé. Nous devrons procéder à un rajustement pour veiller à ce que les cotisations au RPC soient correctes.

Créez un chèque de paie pour cet employé. La date et la période inscrites sur le chèque de paie doivent être le 31 décembre de l’année pour laquelle vous produisez le rapport T4.

Assurez-vous de supprimer tous les renseignements sur le type de paie et les avantages sociaux pour l’employé pour que les colonnes Montant et Avantages sociaux soient à 0,00 $. Pour ce faire, cliquez sur les colonnes Montant et Avantages sociaux et remettez-les à zéro.

Dans la section Examen, cliquez sur RPC. La fenêtre Retenues s’affichera. Nous devons saisir le changement au montant pour le T4 Sommaire. Dans notre cas, ce sera 109,88 $. Pour compenser ce montant, entrez le montant opposé dans le champ Impôt fédéral. Dans ce cas, comme le montant du RPC est positif, le montant d’impôt fédéral sera négatif.

Enregistrez la fenêtre Retenues et vérifiez que la Paie nette est encore à 0,00 $. Cliquez sur Enregistrer.

Retournez au feuillet T4 de l’employé. Nous traiterons maintenant la case 18 — Cotisations de l’employé à l’AE. Pour calculer ce montant, vous devrez prendre le montant indiqué à la case 14 et le multiplier par 1,58 %.

47 692,24 $ x 1,58 % = 753,54 $

Dans cet exemple, nous avons versé des retenues de l’AE en trop. Créez un autre chèque de paie pour cet employé de la même manière que nous l’avons fait pour le RPC. Remplissez l’information sur l’assurance-emploi et compensez le montant au moyen de l’impôt fédéral.

Cliquez sur Enregistrer. Assurez-vous que la Paie nette est toujours 0,00 $ et enregistrez le chèque comme avant.

Générez de nouveau le feuillet T4 pour l’employé. Vous devez télécharger une nouvelle copie à partir de la page Employés. Le feuillet T4 à jour devrait refléter les modifications que vous avez apportées en effectuant ces deux transactions.

Téléchargez votre T4 Sommaire afin de l’examiner. Il devrait maintenant refléter un solde à payer ou un remboursement, selon le résultat de vos ajustements.

Remplissez les T4 pour tous vos employés. Une fois que les feuillets T4 de tous vos employés sont équilibrés, soumettez votre déclaration à l’ARC comme d’habitude.

Une fois votre déclaration complétée, vous pouvez effectuer votre versement final des retenues à la source pour enregistrer le montant que vous devez verser ou recevoir. Cette opération remet à zéro vos comptes de retenues à la source pour repartir à neuf dans la prochaine année de paie.

Last updated on juin 10, 2020 by Logiciels de gestion FAC