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vendredi
sept.082017

C’est très pratique… Les comptes créditeurs 

Utiliser les comptes créditeurs pour enregistrer les dépenses? Ce n’est peut-être pas nécessaire pour tout le monde, mais il y a des avantages à le faire :

  1. Exactitude – Imputez les dépenses à la date où elles sont encourues plutôt que d'attendre leur remboursement. Ainsi, les livres comptables seront plus exacts.
  2. Simplicité – Enregistrez toutes les dépenses dans un seul compte aux fins des tâches d'audit et de rapprochement.
  3. Efficacité – Simplifiez les procédés de comptabilité (privilégiez l'impression massive des chèques plutôt que l'impression individuelle) pour mieux prévoir les flux de trésorerie.
  4. Sécurité – Utilisez les comptes fournisseurs pour séparer les tâches de comptabilité afin de réduire les risques de fraude.

À quoi cela ressemble-t-il?

Nous parlons essentiellement de déclarations selon la méthode de comptabilité de caisse ou d'exercice. L'utilisation des comptes fournisseurs facilite la saisie de vos revenus et dépenses selon la méthode de comptabilité d'exercice, si nécessaire. Vous pouvez aussi utiliser un ensemble particulier de types de lignes dans votre fenêtre de saisie de transactions : NC+ et NC- (notes de crédit). Vous pouvez les voir dans les transactions ci-dessous.

Apprenez-en plus sur les types NC+ et NC- avec Ashton George de l'équipe d'assistance à la clientèle de Logiciels de gestion FAC

Dans Analyste AgExpert, vous pouvez simplifier le processus en ce qui a trait à la conversion. Vous pouvez générer automatiquement le rapport des revenus et des dépenses et le rapport du grand livre selon la méthode de comptabilité d'exercice ou de caisse. La version pour comptabilité d'exercice comprend les dépenses actuellement impayées dans les comptes créditeurs; la version pour comptabilité de caisse ignore ces éléments impayés. Vous pouvez profiter du meilleur des deux méthodes. Vous pouvez saisir les dépenses d’une façon qui est adaptée à votre gestion d’entreprise, puis facilement convertir les dépenses saisies à la méthode de comptabilité de caisse, aux fins de déclaration de l'impôt sur le revenu.

Conseils pratiques

Faisons le tour complet du cycle d’une transaction pour un fournisseur.

  1. Vous effectuez un dépôt pour des intrants utilisés lors du prochain exercice suivant. Quand on utilise
    une note de crédit imputée aux comptes créditeurs, on reporte la dépense à l'exercice suivant. Étant donné qu’aucune dépense n'a été imputée, aucune dépense ne sera déclarée en 2017.  
  2. Durant le nouvel exercice, après avoir pris possession de l'engrais auprès du fournisseur, vous pouvez entrer la facture comme montant à payer. Prenez note qu'à cette étape il n'y a aucun échange d'argent supplémentaire. Les rapports produits selon la méthode de comptabilité d'exercice affichent une dépense de 10 000 $ en mars, bien que vous n'ayez rien payé encore.
  3. Si on applique la saisie de la note de crédit de 2017 à la facture impayée de 10 000 $, le rapport produit selon la méthode de comptabilité de caisse affiche alors une dépense de 5 000 $. Important : La seule façon d'utiliser un solde saisi comme une NC+ est d'avoir une NC- pour compenser. Les montants saisis comme notes de crédit ne sont pas comptabilisés comme des dépenses.
  4. Parfois, vous retournez un produit acheté au fournisseur pour obtenir un crédit. Dans ces cas-là, saisissez ce retour à titre de montant à payer de valeur négative, et ce, au lieu d'utiliser le type CN+. Le crédit approprié sera alors imputé au compte de dépenses. Dans la même veine, vous pouvez saisir les paiements excédentaires comme montants à payer de valeu négative si vous souhaitez que cette activité s'afiche dans votre rapport de distribution des soldes en souffrance par comptes créditeurs ou dans votre rapport de rapprochement des montants imputés aux comptes créditeurs.
  5. L'étape finale consiste à payer le solde impayé restant du compte. Quand on applique le paiement, il est important de l'appliquer tant au retour qu'au solde restant de la facture initiale.
  6. Si vous laissez le solde impayé après la fin de la période de déclaration suivante, généralement la fin de l'exercice, assurez-vous de mettre à jour les comptes créditeurs pour tenir compte du fait qu’il ne reste plus qu’un solde résiduel de 4 000 $ de la facture initiale. (Appliquez le retour au solde restant de la facture.) Vous vous assurez ainsi que sont exacts vos rapports de distribution des soldes en souffrance par comptes créditeurs et de rapprochement des montants imputés aux comptes créditeurs.

Meilleures pratiques

  • Configurez l'impression des chèques, puis établissez un calendrier d'exécution des chèques et respectez-le dans la mesure du possible. Il y aura toujours des éléments qui ne pourront attendre le 15e jour ou la fin du mois. – Parfois, ils ne pourront même pas attendre le jeudi suivant. Réglez ces éléments au moyen d’un chèque rédigé à la main, puis saisissez cette transaction dans le logiciel dès que vous serez de retour devant votre ordinateur.
  • Entrez vos factures fréquemment. Avoir un bureau sur lequel les documents ne s'entassent pas, notamment des factures à payer, procure un sentiment formidable!
  • Rapprochez périodiquement vos comptes les plus actifs et vos relevés de fournisseurs pour vous assurer de ne rien oublier. Le rapport de rapprochement des montants imputés aux comptes créditeurs est l'un de nos rapports préférés, parce qu'il apparie les factures saisies avec les paiements imputés à celles-ci.
  • Conseil important – Vérifiez tous les éléments impayés durant le processus de fin d'exercice. Le rapport de distribution des soldes en souffrance par comptes créditeurs est un outil formidable. Vérifiez bien que les éléments impayés sont vraiment impayés. Par exemple, il peut y avoir une note de crédit ou un crédit de retour en cours qui ramène le solde d'un compte à zéro, mais si le crédit et la facture qui ramène le solde à zéro sont tous deux en cours, les dépenses liées à ces éléments ne seront pas déclarées correctement. Compensez mutuellement ces éléments selon la méthode présentée à la transaction no 6.
  • Appliquez les mêmes principes et pratiques à vos revenus par l'utilisation des comptes débiteurs.

 

 

 

jeudi
août172017

Joyeux anniversaire à nous tous!

La Communauté en ligne a eu cinq ans cet été.

Votre participation a donné vie à cette communauté. Nous vous en remercions. Grâce à vous, nous avons pu répondre aux questions posées par des milliers d’utilisateurs de logiciels.

 

Jetez un coup d’œil aux changements survenus au fils des ans

 

Vous faites partie d’une communauté en pleine croissance

Vous avez accès à une base de connaissances qui ne contenait que 72 articles à ses débuts. Aujourd’hui, elle en contient 638! Ces sont des informations fort utiles pour répondre à vos questions. En moyenne, ce sont 4 000 utilisateurs de logiciel, comme vous, qui nous rendent visite 6 000 fois par mois.

 

De grands projets se dessinent à l’horizon 

Sur Twitter? Demeurez à l’affût des prochains gazouillis de notre nouveau compte. De plus, nous sommes en train de mettre au point un nouveau volet multimédia Conseil du mois. La Communauté ne vous offre pas seulement de simples marches à suivre — elle vous permet d’explorer en profondeur les solutions et de trouver celles qui répondent le mieux à vos problèmes.

 

Merci encore une fois de participer à la Communauté en ligne de Logiciels de gestion FAC.

 

lundi
mars062017

Démystifier la fin de l’exercice avec Analyste AgExpert

Démystifier la fin de l’exercice avec Analyste AgExpert

La date limite pour soumettre sa déclaration de revenus à l’Agence du revenu du Canada (ARC) est le 30 avril et, comme la plupart des gens, vous vous préparez sans doute à transmettre vos livres à votre comptable. La version comptable d'Analyste AgExpert peut vraiment vous faciliter la tâche.

Créez une transition harmonieuse entre vous et votre comptable.

La version comptable permet à deux utilisateurs de saisir des écritures pour deux exercices différents dans un fichier, de façon simultanée. Le comptable passe en revue les écritures et saisit des écritures d’ajustement pour l’exercice terminé, alors que vous poursuivez la saisie de données pour le nouvel exercice afin de ne pas prendre de retard. 

Lorsque votre comptable termine son examen et la saisie des écritures, il peut vous retourner un fichier particulier. Vous pouvez importer les modifications apportées par le comptable dans votre propre fichier afin de mettre à jour les soldes de fermeture pour l’exercice ayant pris fin ainsi que les soldes d’ouverture pour l’exercice en cours.

Voici la marche à suivre pour travailler avec la version comptable :

1. Commencez par saisir vos transactions dans votre fichier de données courant d’Analyste AgExpert (type de fichier/extension « .agex »). Une fois que vous (utilisateur client) avez terminé vos saisies et vos tâches pour l’exercice en cours, vous êtes prêt à envoyer vos documents au comptable aux fins d’examen et de production de votre déclaration de revenus. Votre comptable utilise également Analyste AgExpert et saisit normalement tout rajustement requis dans le fichier en votre nom.
2. Cliquez sur le menu « Fichier » et sélectionnez « Créer une version du fichier de données pour le comptable ». Établissez une date de division qui correspond à la fin de l’exercice pour lequel vous envoyez des données à votre comptable aux fins d’examen. Cliquez ensuite sur Enregistrer. Vous avez maintenant créé deux fichiers sur votre ordinateur : 

a. « .agex »  Le fichier de données courant de l’utilisateur client servant aux saisies du nouvel exercice financier.
b. « .agacctransfer » Le fichier de transfert au comptable AgExpert qui sera envoyé à l’utilisateur comptable. Ce fichier peut être transféré sur une clé USB et retourné ou transmis par courriel.

Après l’envoi du fichier de transfert, vous pouvez continuer à travailler sur le nouvel exercice jusqu’à ce que votre comptable communique avec vous.

3. Lorsque votre comptable reçoit le fichier « .agacctransfer », il peut l’importer dans Analyste AgExpert (menu Comptable > Importer version client). Cette fonction permet de créer un fichier « .agacc » pouvant être examiné et modifié.
4. Lorsque votre comptable aura terminé, il pourra exporter ses renseignements et vous les envoyer(menu Comptable > Exporter version client). Cette fonction permet de créer un fichier « .agextransfer »  qui peut vous être retourné ou envoyé par courriel.
5. Lorsque vous recevez le fichier « .agextransfer », importez-le dans vos dossiers (menu Fichier >Importer version comptable). Cette fonction permet d'intégrer les modifications du comptable et d'imprimer un sommaire des modifications, que vous pourrez examiner.

Vous aurez ainsi achevé le processus de la version comptable. Vous pouvez maintenant continuer de saisir des données dans votre fichier « .agex » jusqu’à ce que vous envoyiez de nouveau vos données aux fins d’examen.

Avez-vous des questions? Obtenez des réponses et échangez des commentaires avec d’autres utilisateurs du logiciel sur nos forums de discussion, ou effectuez des recherches dans notre base de connaissances. De plus, rappelez-vous qu’il est toujours possible de joindre le personnel de soutien de Logiciels de gestion FAC en un seul clic.

jeudi
févr.092017

Comment soumettre vos fichiers de T4 et RL-1 à l’Agence du revenu du Canada – et facilement

Comment soumettre vos fichiers de T4 et RL-1 à l’Agence du revenu du Canada – et facilement

Voici venu de nouveau ce temps de l’année... le temps des T4 et RL-1. Si votre entreprise compte des employés, vous devez savoir comment soumettre l’information sur les retenues salariales à l’Agence du revenu du Canada (ARC) au moyen d’Analyste AgExpert.

Vous le savez sans doute, chaque année, les feuillets T4 doivent être remis aux employés avant la dernière journée du mois de février. L’ARC exige que vous ayez transmis les feuillets T4 et les formulaires T4 Sommaire avant cette date également. Vous trouverez les instructions pour produire et imprimer vos T4 dans notre Base de connaissances.

Dès que vous avez saisi votre dernier chèque de paye et envoyé votre dernier versement des retenues prélevées sur la paye, vous pouvez produire vos T4 à l’aide d’Analyste AgExpert. Vous pouvez alors soumettre les fichiers de paye à l’ARC de deux façons : par Internet ou par la poste.

Soumettre vos états de la rémunération payée (T4) par Internet

La poste n’est plus la seule façon, ni même la meilleure, de soumettre vos feuillets. L’ARC et Revenu Québec permettent aux employeurs de transmettre électroniquement leurs fichiers de paye de fin d’année directement à partir de leurs sites Web, ce qui peut grandement accélérer le temps de traitement.

Fae parvenir vos formulaires de façon électronique ne pourrait être plus simple. Analyste AgExpert créera un fichier XML dans un format approuvé par les deux agences. Pour ce faire, vous n’avez qu’à cocher la case Créer un fichier XML pour l’ARC, dans le Panneau de configuration des rapports. Vous aurez la possibilité de visualiser vos feuillets à l’écran avant de créer et de sauvegarder le fichier à l’emplacement de votre choix.

Afin de soumettre votre fichier à l’ARC, vous devrez obtenir un code d’accès Web ici . Pour soumettre votre fichier à Revenu Québec, vous devrez inscrire votre entreprise à clicSÉQUR.  Le service clicSÉQUR n’est disponible qu’en français seulement; cependant, la plupart des navigateurs Web permettent d’en traduire le contenu dans une autre langue, si vous le désirez.

Après avoir reçu vos données d’identification, servez-vous des liens plus bas pour accéder à votre compte, à partir duquel vous pourrez soumettre électroniquement vos feuillets.

Soumettre vos T4 à l’ARC
Soumettre vos RL-1 à Revenu Québec

Soumettre vos états de la rémunération payée (T4) par la poste

Pour soumettre vos renseignements sur la paye par la poste, imprimez vos formulaires et feuillets, signez-les et envoyez-les par la poste à l’ARC à l’adresse suivante :

              Centre de technologie d’Ottawa
              875, chemin Heron
              Ottawa (Ontario)  K1A 1A2

Au Québec, les employeurs doivent aussi transmettre le relevé RL-1 et le sommaire 1 avant la même date. Vous trouverez des instructions pour produire et imprimer vos relevés RL-1 dans notre Base de connaissances.

Si votre entreprise se situe au Québec, imprimez vos formulaires et feuillets, signez-les et envoyez-les par la poste à Revenu Québec à l’adresse suivante :

              Revenu Québec
              C.P. 6700, succursale Place-Desjardins
              Montréal (Québec)  G1A 1B6

Remarque : Si votre entreprise se situe à Montréal, à Laval, dans les Laurentides, dans Lanaudière ou en Montérégie, envoyez vos formulaires à l’adresse suivante :

Revenu Québec
3800, rue de Marly
C.P. 25666, succursale Terminus
Québec (Québec)  G1A 1B6

jeudi
déc.292016

La version 2017-01 d'Analyste AgExpert est maintenant disponible!

La version 2017-01 d'Analyste AgExpert est maintenant disponible!

Nous avons le plaisir de vous annoncer que la plus récente version d'Analyste AgExpert est maintenant disponible. Et pour vous faire gagner du temps, la mise à jour du logiciel s'installera automatiquement lorsque vous serez connecté à Internet. Si vous n'avez pas de connexion à Internet, vous n'avez qu'à nous le signaler et nous vous enverrons un lien qui vous permettra de télécharger la mise à jour manuellement.

 

Voici quelques-unes des nouvelles fonctions et améliorations :

Les tables de retenues sur la paye ont été mises à jour pour la période du 1er janvier au 30 juin 2017.

 

Assurez-vous de mettre à jour les données du formulaire TD1 pour vos employés, car Analyste AgExpert n'actualise pas cette information pour vous.

 

Une modification a été apportée au calcul des impôts sur le revenu pour les résidents du Québec. Attendez d'avoir traité vos transactions de paye pour la période de décembre avant d'installer la mise à jour. Vous éviterez ainsi que l'impôt sur le revenu des employés soit mal calculé.

 

Si des montants de TPS, de TVP ou des prélèvements sur la paye n’ont pas fait l’objet de versements et que vous créez un nouvel exercice, vous obtiendrez un avertissement vous indiquant que des versements n'ont toujours pas été effectués. Vous pouvez cliquer sur le bouton Oui pour continuer à créer le nouvel exercice, ou sur le bouton Non pour effectuer les versements immédiatement. Prenez note que si vous cliquez sur Oui, vous pourrez tout de même sélectionner l'exercice précédent dans cette fenêtre afin d'enregistrer les versements ultérieurement.

 

Les fournisseurs et les clients que vous ajoutez à des transactions figureront maintenant dans le Rapport du grand livre. Vous pourrez ainsi voir vos contacts, et ce, même si vous ne saisissez pas leurs noms dans le champ Note.

 

Une colonne a été ajoutée à l'écran Modifier ou contrepasser une transaction pour faciliter l'accès aux images de reçus importées d'AgExpert Mobile.

 

Pour vous renseigner davantage sur toutes les nouvelles fonctions et améliorations, cliquez ici.