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mardi
déc.052017

C'est très pratique... La gestion des flux de trésorerie

 



De nos jours, rien de plus simple que de connaître la trésorerie dont vous disposez actuellement. Il suffit d’ouvrir l’application bancaire sur votre téléphone, et voilà. Mais pour connaître la trésorerie dont vous allez disposer dans le futur... C’est autre chose. C’est là qu’intervient le module de trésorerie d’Analyste AgExpert. Lorsque les finances sont serrées, cet outil vous aide à surmonter cette situation difficile. Disposez-vous de suffisamment de trésorerie en mars pour effectuer votre paiement de prêt? Ayez l’esprit en paix grâce aux avantages que procure le module de trésorerie.

À quoi cela ressemble-t-il?

Un rapport de trésorerie de base est simple à créer.

  • Le module de trésorerie vous aide à prévoir les entrées et les sorties de fonds à venir en s’appuyant sur votre trésorerie initiale.
  • Vous pouvez le configurer avec les chiffres existants, puis ajuster la prévision pour qu’elle soit plus précise.
  • Pour garder les choses simples, le logiciel Analyste AgExpert utilise la méthode indirecte (en anglais seulement) pour les états de flux de trésorerie.

Conseils pratiques

Penchons-nous sur la configuration des flux de trésorerie et ce que vous pouvez faire.

  1. Prévues / Réelles 

    L’option Prévues vous permet de manipuler manuellement vos flux de trésorerie. Vous pouvez modifier les champs afin de prévoir à quoi vous attendre au chapitre des entrées et des sorties de fonds sur une période donnée (mensuelle, trimestrielle, annuelle).

    L’option Réelles vous indique avec exactitude ce dont vous disposez aujourd’hui selon les transactions réelles qui ont été enregistrées dans Analyste AgExpert. Lorsqu’un état de trésorerie réelle est généré, vous ne pouvez modifier aucun champ.
  2. Pour configurer vos prévisions, recueillez des renseignements sur les transactions réalisées au cours des années précédentes. Prenez en compte les facteurs susceptibles de changer chaque année : fluctuations des prix, conditions environnementales ou inflation. Une fois les renseignements des années passées recueillis, vous pouvez commencer à faire vos prévisions mensuelles.
  3. Dans le menu Configurer, assurez-vous que tous vos comptes répertoriés sont liés aux sections appropriées de la trésorerie. Si la façon dont vos comptes sont liés ne vous semble pas appropriée, mettez un compte en surbrillance, sélectionnez la section de la trésorerie à laquelle il est associé, puis cliquez sur Enregistrer.
  4. Dans l’onglet Affichage, vous pouvez décider d’inclure les données du dernier exercice et d’afficher les valeurs réelles des comptes de stocks. Rappelez-vous que les soldes des comptes de stocks servent à des fins de prévision uniquement et qu’ils ne seront pas indiqués sur un rapport de trésorerie réelle. 
  5. L’option Remplir automatiquement permet de remplir automatiquement une ligne, une colonne ou l’ensemble de la feuille de travail. Cette option est disponible uniquement pour une trésorerie prévue, car la trésorerie réelle découlera de vos saisies de transactions. Nous recommandons de commencer par remplir automatiquement l’ensemble de la feuille de travail.

Meilleures pratiques

  • Ne confondez pas budget et flux de trésorerie. Un budget correspond à une ambition : il s’agit d’un objectif. Les flux de trésorerie correspondent à la réalité : c’est en quelque sorte la chronologie des entrées et des sorties d’argent sur votre compte. 
  • Vérifiez régulièrement vos flux de trésorerie pour vous assurer que vos prévisions sont sur la bonne voie. 
  • Conseil important : Pour que vos états de flux de trésorerie restent précis, rapprochez régulièrement vos relevés bancaires.
lundi
oct.162017

C'est très pratique... Immobilisations

D’accord, soyons francs. Tenir un registre de vos immobilisations ne vous permettra pas d’épater vos voisins ou d’avoir de superbes abdominaux! et cela demande quelques efforts. Toutefois, voici ce que vous parviendrez à faire:

  • Générer rapidement une liste des immobilisations courantes pour les besoins de vos assurances, et conserver une liste des immobilisations antérieures dans vos registres financiers.
  • Calculer et saisir votre déduction pour amortissement.
  • Calculer l’amortissement pour les rapports de gestion au moyen de cinq méthodes différentes.
  • Vous assurer que votre rapport de la valeur nette est exact.
  • Rester organisé et faire preuve de précision en automatisant vos registres d'immobilisations.

À quoi cela ressemble-t-il?

Analyste AgExpert vous fournit quatre outils:

  1. Le Bilan, qui vous permet d’assurer un suivi de vos actifs par catégorie. Ce rapport vous présente le total pour chaque catégorie, ainsi que l’amortissement cumulé dans chaque compte.
  2. La liste de toutes les immobilisations (Configurer > Immobilisations), qui vous permet d’assurer un suivi des renseignements relatifs à chaque actif pris individuellement.
  3. La fenêtre Déduction pour amortissement (DPA), qui vous permet de calculer votre déduction pour amortissement aux fins de l’impôt.
  4. Le Rapport de la valeur nette, qui vous permet d’assurer un suivi de la juste valeur marchande de chaque actif au fil du temps.

 

 

 

 

 

 

Prenons un exemple concret. Jane vient d'acheter une nouvelle cellule à grains d'une valeur de 30 000$. Jane y saisira le numéro de série, la date d'achat et le coût oroginal de la nouvelle immobilisation, qui s'ajoutera à la liste des immobilisations existantes. Par ailleurs, le tableau de DPA sera aussi mis à jour afin de tenir compte du montant de 30 000 $ et de l’amortissement prévu à l’aide de la règle de la demi-année.

 

 

 

 

 

Le quatrième outil, qui permet d’assurer un suivi de la juste valeur marchande, vous permettra de produire aisément un rapport de la valeur nette. Pour en savoir plus au sujet de la juste valeur marchande, veuillez consulter cette vidéo de Ashton George de l’équipe d’assistance à la clientèle de Financement agricole Canada.

 

Conseils pratiques

Passons en revue quelques transactions liées aux immobilisations. 

  1. Vous faites financer l’achat d’une nouvelle immobilisation (un tracteur) et vous vendez un vieux tracteur en échange. Vous aviez aussi effectué un dépôt sur l’achat à une date antérieure.



    Lorsque vous ajoutez une ligne I+, Analyste AgExpert ouvre une autre fenêtre dans laquelle vous pouvez inscrire les renseignements détaillés sur l’immobilisation.
    (Conseil de professionnel : si vous fermez accidentellement cette fenêtre, cliquez tout simplement sur le boutton  au bout de la ligne I+ pour l’ouvrir de nouveau.)

  2. Une tempête de grêle endommage tellement votre camion que la compagnie d’assurance décide de déclarer qu’il est une perte totale. Lorsque vous recevez le chèque, vous devez ajouter un dépôt (et non pas un retrait) dans Analyste AgExpert.

  3. Vous détenez la moitié d’une planteuse de pommes de terre et la vendez à Jim. Avant de pouvoir saisir la vente de l’immobilisation, vous devez la répartir en deux actifs distincts.


  4. Lors de la construction d’une immobilisation, vous pouvez ajouter toutes les dépenses effectuées tout au long du projet dans un compte pour les travaux en cours pour pouvoir ensuite les convertir en immobilisations lorsque le projet sera terminé.
    Pour réaliser cet enregistrement, vous devrez inscrire deux saisies de transactions distinctes.


    (Si vous connaissez le montant de la TPS, vous pouvez l’inscrire sur une ligne A+ distincte dans le compte de la TPS payée.)

    Lorsque Joe émettra la facture finale, il ne restera que 3 500 $ à payer.

  5. À la fin de l’exercice, le comptable examinera vos livres et vous avisera que le tracteur que vous avez acheté et ajouté à la catégorie 8 doit être transféré à la catégorie 10.
    Pour inscrire ce renseignement dans Analyste AgExpert, il suffit de repérer la transaction originale, de cliquer sur Modification entière, de supprimer la ligne I+ originale, et d’enregistrer une nouvelle ligne I+ afin de l’imputer au bon compte d’immobilisation.


  6. Inscrivez l’amortissement de fin d’exercice dans le Journal général. Vous trouverez les chiffres dont vous avez besoin pour cette opération dans la colonne 9 du rapport Tableau de DPA.



 

Meilleures pratiques

 

  • Toutes les voitures de tourisme sont considérées comme étant des véhicules de la catégorie 10.1, et non pas comme des véhicules de la catégorie 10. Ainsi, le montant maximal de la TPS pouvant être réclamé au moment de l’achat est de 1 500 $. Le montant résiduel de la TPS doit être ajouté au champ Coût original de la fenêtre Ajouter une immobilisation.
  • Chaque fois que vous ajoutez un nouvel exercice financier ou que votre comptable vous renvoie votre déclaration de revenus et les documents justificatifs connexes, inscrivez le solde d’ouverture de l’exercice dans la fenêtre Déduction pour amortissement (DPA).
  • Lorsque vous passez en revue votre rapport des revenus et des dépenses à la fin de l’exercice, sélectionnez l’amortissement Taux maximum ou Taux défini par l’utilisateur pour ajouter l’amortissement prévu sur le rapport. Vous aurez ainsi une idée de ce à quoi ressemblera votre résultat net. 
  • Examinez les chiffres et établissez de nouveaux montants pour la juste valeur marchande au moins une fois par année pour vous assurer que votre état de la valeur nette est relativement à jour. C’est toujours une bonne idée de le mettre à jour plus fréquemment. 

 

 

 

 

vendredi
sept.082017

C’est très pratique… Les comptes créditeurs 

Utiliser les comptes créditeurs pour enregistrer les dépenses? Ce n’est peut-être pas nécessaire pour tout le monde, mais il y a des avantages à le faire :

  1. Exactitude – Imputez les dépenses à la date où elles sont encourues plutôt que d'attendre leur remboursement. Ainsi, les livres comptables seront plus exacts.
  2. Simplicité – Enregistrez toutes les dépenses dans un seul compte aux fins des tâches d'audit et de rapprochement.
  3. Efficacité – Simplifiez les procédés de comptabilité (privilégiez l'impression massive des chèques plutôt que l'impression individuelle) pour mieux prévoir les flux de trésorerie.
  4. Sécurité – Utilisez les comptes fournisseurs pour séparer les tâches de comptabilité afin de réduire les risques de fraude.

À quoi cela ressemble-t-il?

Nous parlons essentiellement de déclarations selon la méthode de comptabilité de caisse ou d'exercice. L'utilisation des comptes fournisseurs facilite la saisie de vos revenus et dépenses selon la méthode de comptabilité d'exercice, si nécessaire. Vous pouvez aussi utiliser un ensemble particulier de types de lignes dans votre fenêtre de saisie de transactions : NC+ et NC- (notes de crédit). Vous pouvez les voir dans les transactions ci-dessous.

Apprenez-en plus sur les types NC+ et NC- avec Ashton George de l'équipe d'assistance à la clientèle de Logiciels de gestion FAC

Dans Analyste AgExpert, vous pouvez simplifier le processus en ce qui a trait à la conversion. Vous pouvez générer automatiquement le rapport des revenus et des dépenses et le rapport du grand livre selon la méthode de comptabilité d'exercice ou de caisse. La version pour comptabilité d'exercice comprend les dépenses actuellement impayées dans les comptes créditeurs; la version pour comptabilité de caisse ignore ces éléments impayés. Vous pouvez profiter du meilleur des deux méthodes. Vous pouvez saisir les dépenses d’une façon qui est adaptée à votre gestion d’entreprise, puis facilement convertir les dépenses saisies à la méthode de comptabilité de caisse, aux fins de déclaration de l'impôt sur le revenu.

Conseils pratiques

Faisons le tour complet du cycle d’une transaction pour un fournisseur.

  1. Vous effectuez un dépôt pour des intrants utilisés lors du prochain exercice suivant. Quand on utilise
    une note de crédit imputée aux comptes créditeurs, on reporte la dépense à l'exercice suivant. Étant donné qu’aucune dépense n'a été imputée, aucune dépense ne sera déclarée en 2017.  
  2. Durant le nouvel exercice, après avoir pris possession de l'engrais auprès du fournisseur, vous pouvez entrer la facture comme montant à payer. Prenez note qu'à cette étape il n'y a aucun échange d'argent supplémentaire. Les rapports produits selon la méthode de comptabilité d'exercice affichent une dépense de 10 000 $ en mars, bien que vous n'ayez rien payé encore.
  3. Si on applique la saisie de la note de crédit de 2017 à la facture impayée de 10 000 $, le rapport produit selon la méthode de comptabilité de caisse affiche alors une dépense de 5 000 $. Important : La seule façon d'utiliser un solde saisi comme une NC+ est d'avoir une NC- pour compenser. Les montants saisis comme notes de crédit ne sont pas comptabilisés comme des dépenses.
  4. Parfois, vous retournez un produit acheté au fournisseur pour obtenir un crédit. Dans ces cas-là, saisissez ce retour à titre de montant à payer de valeur négative, et ce, au lieu d'utiliser le type CN+. Le crédit approprié sera alors imputé au compte de dépenses. Dans la même veine, vous pouvez saisir les paiements excédentaires comme montants à payer de valeu négative si vous souhaitez que cette activité s'afiche dans votre rapport de distribution des soldes en souffrance par comptes créditeurs ou dans votre rapport de rapprochement des montants imputés aux comptes créditeurs.
  5. L'étape finale consiste à payer le solde impayé restant du compte. Quand on applique le paiement, il est important de l'appliquer tant au retour qu'au solde restant de la facture initiale.
  6. Si vous laissez le solde impayé après la fin de la période de déclaration suivante, généralement la fin de l'exercice, assurez-vous de mettre à jour les comptes créditeurs pour tenir compte du fait qu’il ne reste plus qu’un solde résiduel de 4 000 $ de la facture initiale. (Appliquez le retour au solde restant de la facture.) Vous vous assurez ainsi que sont exacts vos rapports de distribution des soldes en souffrance par comptes créditeurs et de rapprochement des montants imputés aux comptes créditeurs.

Meilleures pratiques

  • Configurez l'impression des chèques, puis établissez un calendrier d'exécution des chèques et respectez-le dans la mesure du possible. Il y aura toujours des éléments qui ne pourront attendre le 15e jour ou la fin du mois. – Parfois, ils ne pourront même pas attendre le jeudi suivant. Réglez ces éléments au moyen d’un chèque rédigé à la main, puis saisissez cette transaction dans le logiciel dès que vous serez de retour devant votre ordinateur.
  • Entrez vos factures fréquemment. Avoir un bureau sur lequel les documents ne s'entassent pas, notamment des factures à payer, procure un sentiment formidable!
  • Rapprochez périodiquement vos comptes les plus actifs et vos relevés de fournisseurs pour vous assurer de ne rien oublier. Le rapport de rapprochement des montants imputés aux comptes créditeurs est l'un de nos rapports préférés, parce qu'il apparie les factures saisies avec les paiements imputés à celles-ci.
  • Conseil important – Vérifiez tous les éléments impayés durant le processus de fin d'exercice. Le rapport de distribution des soldes en souffrance par comptes créditeurs est un outil formidable. Vérifiez bien que les éléments impayés sont vraiment impayés. Par exemple, il peut y avoir une note de crédit ou un crédit de retour en cours qui ramène le solde d'un compte à zéro, mais si le crédit et la facture qui ramène le solde à zéro sont tous deux en cours, les dépenses liées à ces éléments ne seront pas déclarées correctement. Compensez mutuellement ces éléments selon la méthode présentée à la transaction no 6.
  • Appliquez les mêmes principes et pratiques à vos revenus par l'utilisation des comptes débiteurs.

 

 

 

jeudi
août172017

Joyeux anniversaire à nous tous!

La Communauté en ligne a eu cinq ans cette année.

Votre participation a donné vie à cette communauté. Nous vous en remercions. Grâce à vous, nous avons pu répondre aux questions posées par des milliers d’utilisateurs de logiciels.

 

Jetez un coup d’œil aux changements survenus au fils des ans

 

Vous faites partie d’une communauté en pleine croissance

Vous avez accès à une base de connaissances qui ne contenait que 72 articles à ses débuts. Aujourd’hui, elle en contient 638! Ces sont des informations fort utiles pour répondre à vos questions. En moyenne, ce sont 4 000 utilisateurs de logiciel, comme vous, qui nous rendent visite 6 000 fois par mois.

 

De grands projets se dessinent à l’horizon 

Sur Twitter? Demeurez à l’affût des prochains gazouillis de notre nouveau compte. De plus, nous sommes en train de mettre au point un nouveau volet multimédia Conseil du mois. La Communauté ne vous offre pas seulement de simples marches à suivre — elle vous permet d’explorer en profondeur les solutions et de trouver celles qui répondent le mieux à vos problèmes.

 

Merci encore une fois de participer à la Communauté en ligne de Logiciels de gestion FAC.

 

lundi
mars062017

Démystifier la fin de l’exercice avec Analyste AgExpert

Démystifier la fin de l’exercice avec Analyste AgExpert

La date limite pour soumettre sa déclaration de revenus à l’Agence du revenu du Canada (ARC) est le 30 avril et, comme la plupart des gens, vous vous préparez sans doute à transmettre vos livres à votre comptable. La version comptable d'Analyste AgExpert peut vraiment vous faciliter la tâche.

Créez une transition harmonieuse entre vous et votre comptable.

La version comptable permet à deux utilisateurs de saisir des écritures pour deux exercices différents dans un fichier, de façon simultanée. Le comptable passe en revue les écritures et saisit des écritures d’ajustement pour l’exercice terminé, alors que vous poursuivez la saisie de données pour le nouvel exercice afin de ne pas prendre de retard. 

Lorsque votre comptable termine son examen et la saisie des écritures, il peut vous retourner un fichier particulier. Vous pouvez importer les modifications apportées par le comptable dans votre propre fichier afin de mettre à jour les soldes de fermeture pour l’exercice ayant pris fin ainsi que les soldes d’ouverture pour l’exercice en cours.

Voici la marche à suivre pour travailler avec la version comptable :

1. Commencez par saisir vos transactions dans votre fichier de données courant d’Analyste AgExpert (type de fichier/extension « .agex »). Une fois que vous (utilisateur client) avez terminé vos saisies et vos tâches pour l’exercice en cours, vous êtes prêt à envoyer vos documents au comptable aux fins d’examen et de production de votre déclaration de revenus. Votre comptable utilise également Analyste AgExpert et saisit normalement tout rajustement requis dans le fichier en votre nom.
2. Cliquez sur le menu « Fichier » et sélectionnez « Créer une version du fichier de données pour le comptable ». Établissez une date de division qui correspond à la fin de l’exercice pour lequel vous envoyez des données à votre comptable aux fins d’examen. Cliquez ensuite sur Enregistrer. Vous avez maintenant créé deux fichiers sur votre ordinateur : 

a. « .agex »  Le fichier de données courant de l’utilisateur client servant aux saisies du nouvel exercice financier.
b. « .agacctransfer » Le fichier de transfert au comptable AgExpert qui sera envoyé à l’utilisateur comptable. Ce fichier peut être transféré sur une clé USB et retourné ou transmis par courriel.

Après l’envoi du fichier de transfert, vous pouvez continuer à travailler sur le nouvel exercice jusqu’à ce que votre comptable communique avec vous.

3. Lorsque votre comptable reçoit le fichier « .agacctransfer », il peut l’importer dans Analyste AgExpert (menu Comptable > Importer version client). Cette fonction permet de créer un fichier « .agacc » pouvant être examiné et modifié.
4. Lorsque votre comptable aura terminé, il pourra exporter ses renseignements et vous les envoyer(menu Comptable > Exporter version client). Cette fonction permet de créer un fichier « .agextransfer »  qui peut vous être retourné ou envoyé par courriel.
5. Lorsque vous recevez le fichier « .agextransfer », importez-le dans vos dossiers (menu Fichier >Importer version comptable). Cette fonction permet d'intégrer les modifications du comptable et d'imprimer un sommaire des modifications, que vous pourrez examiner.

Vous aurez ainsi achevé le processus de la version comptable. Vous pouvez maintenant continuer de saisir des données dans votre fichier « .agex » jusqu’à ce que vous envoyiez de nouveau vos données aux fins d’examen.

Avez-vous des questions? Obtenez des réponses et échangez des commentaires avec d’autres utilisateurs du logiciel sur nos forums de discussion, ou effectuez des recherches dans notre base de connaissances. De plus, rappelez-vous qu’il est toujours possible de joindre le personnel de soutien de Logiciels de gestion FAC en un seul clic.